Registros obligatorios en seguridad

El empleador debe implementar los registros y documentación del sistema, los cuales pueden ser llevados a través de medios físicos o electrónicos y deben estar actualizados y a disposición de los trabajadores y de la autoridad competente, respetando el derecho a la confidencialidad (Ley, art. 28).

Los Registros que se deben implementar son los siguientes (Rgto., art. 17):

a) Registro de accidentes de trabajo e incidentes, en el que deberá constar la investigación y las medidas correctivas.

b) Registro de enfermedades ocupacionales

Respecto de los registros a que se refieren los literales a) y b):
* Pueden llevarse de manera conjunta (Rgto., art. 17).
* Deben ser exhibidos en los procedimientos de inspección y deben mantener archivado por espacio de 10 años posteriores al suceso (Ley, art. 87). Debe mantenerse también las notificaciones de accidentes de trabajo (Ley, art. 88).
* Cuando un mismo suceso cause lesiones a más de un trabajador, debe consignarse un registro de accidente de trabajo por cada trabajador (Ley, art. 89).
* Deben ser llevados también por las empresas usuarias en el caso de trabajadores que desarrollen labores de intermediación laboral, así como para los que prestan servicios de manera independiente, contratistas, subcontratistas o bajo convenios de modalidades formativas, siempre que las actividades se desarrollen en las instalaciones de la empresa usuaria (Rgto., art. 17).

Los registros sobre enfermedades profesionales se conservan por un periodo de 20 años (Ley, art. 28).

c) Registro de exámenes médicos ocupacionales.

d) Registro de monitoreo de agentes físicos, químicos, biológicos y factores de riesgo ergonómicos.

e) Registro de inspecciones internas de seguridad y salud en el trabajo.

f) Estadísticas de seguridad y salud.

g) Registro de equipos de seguridad o emergencia.

h) Registro de inducción, capacitación, entrenamiento y simulacros de emergencia.

Las medidas correctivas y observaciones de las inspecciones serán anotadas en un Acta y/o Libro Especial destinado, debiendo implementar las medidas correctivas y subsanar las observaciones en los plazos establecidos por el inspector (Rgto., art. 93).
Los registros deben conservarse por un periodo de 5 años posteriores al suceso, conjuntamente con las copias de las notificaciones a la autoridad competente, y deben ser exhibidos en los procedimientos de inspección (Rgto., art. 17-A).

Asimismo, cuando a consecuencia de un mismo suceso se cause lesiones a más de un trabajador, debe consignarse información individual de cada trabajador (Rgto., art. 17-B).